Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä osassa pohditaan tapahtumaa talousnäkökulmasta.
Raha toimii verkossa toisin
Merkittävä osa verkkoon tavalla tai toisella siirtyvistä kulttuuri- ja harrastustapahtumista on tiukan budjetin äärellä parhaimpinakin päivinä. Muutos verkkoon harvemmin helpottaa asiaa, sillä tulonlähteet hupenevat. Koronakriisin aikaan julkishallinto on pitkälti todennut antavansa monien toimijoiden pitää saamansa tuet, vaikka fyysinen tapahtuma peruuntuu. Tämä voi auttaa avustusten varassa toimivia yhteisöjä, mikäli kuuluvat edun saavaan ryhmään. Lipputuloihin nojaavalla toimijalla on isompia haasteita, jopa kahta pahempia mikäli lippuja on jo myyty, sillä rahojen palauttamisestakin koituu kuluja.
Vaikka tapahtuma saataisiin siististi siirrettyä vuodella eteenpäin, eivät kaikki kulut suostu hyppäämään vuodella eteenpäin. Toimistokulut ja palvelumaksut pyörivät, jo tehdyt hankinnat painavat ja peruutuksia on tehtävä reilusti. Riippuen tapahtuman ajankohdasta ja sopimuspykälistä, tilavuokran peruminen tai siirtäminen voi sujua vähälläkin vaivalla. Vaan entäpä se kaikki muu? Listalla voi olla vieraiden matkoja ja majoituksia, useita tapahtumapaikkoja, esiintyjiä, ruoka- ja virkistyspalveluita ja vaikka mitä. Force majeure -pykälistä on tietenkin apua, mutta autuaaksi ne eivät aina tee. Varmista, mitä kaikkea voit perua, mitä voit siirtää, millä hintaa ja mitkä kaikki kulut juoksevat tilanteesta riippumatta. Tarkista myös mahdolliset omat varastosi vanhenevien tuotteiden varalle. Ei ole yksi tai kaksi yhdistystä joista on jaettu kesällä vanhenevia kahvipaketteja järjestäjille.
Tulonlähteitäkin kannattaa pohtia. Rahan ja verkkolähetysten avioliitto on ollut jo pitkään hedelmällinen esimerkiksi e-urheilun parissa, mahdollisuuksia siis löytyy. Kriisiaikana on tiettyjä brändejä, jotka etsivät uusia näkyvyyden keinoja. Mainostajat ovat taatusti kiven alla, mutta ne eivät ole tyystin kaikonneet. Epäkaupallisen tapahtuman tosin kannattaa miettiä mainostuksen formaatti tarkkaan. Fyysisessä tapahtumassa yksittäinen sponsori on harvoin näkynyt yksittäisen ohjelmanumeron yhteydessä suoraan. Ohjelmanpitäjä ei välttämättä ole halukas tarjoamaan omia kasvojaan ja omaa vaivannäköään yrityksen logon jatkeeksi. Taloudellinen yhteistyö voi myös vaikuttaa tekijänoikeuskorvausten suuruuteen. Oikea tie varmasti löytyy, mutta sitä on syytä astella varoen.
Yhteistyötä ilman euroja
Aina ei tarvitse puhua suorasta rahasta. Ehkäpä löydät kumppaneita, joilta voit lainata joitain tarvikkeita tai toisia, joilta saat etsittyä palkintoja kilpailuihin. Kriisin aikaan raha on kortilla, mutta sopivalla joustolla saatat pystyä tarjoamaan kumppaneille vaihtoehtoisia mahdollisuuksia pysyä pelissä mukana. Yksi maininnan arvoinen erityiskohde ovat neuvottelutilat ja muut lähetysten tekoon soveltuvat tilat. Näitä on tällä hetkellä tyhjänä suuri määrä ja sopivalla neuvottelulla sellaisia voi saada käyttöön poikkeuksellisen edullisesti.
Jos taloustilanteessasi on joustovaraa, voit kenties harkita tulevien yhteistyökumppanuuksien pohjakiven muurausta. Yksi ajatus on tarjota nettitapahtumasta maksutta näkyvyyttä niille kumppaneille, jotka sitoutuvat jo ennalta olemaan mukana tulevassa fyysisesti järjestetyssä tapahtumassa seuraavana vuonna. Toisaalta katsoen kaupanpäällinen, toisaalta katsoen varmuutta tulevaan.
Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: korvike vai vaihtoehto?
>>> seuraava osa: uusia mahdollisuuksia
